MANAJEMEN PERKANTORAN

BAB I

PENDAHULUAN

Dewasa ini manajemen perkantoran atau administrasi perkantoran sudah  diajaran dalam dunia pendidikan. Fungsi administrasi di perkantoran seringkali dianggap sebagai sesuatu yang mudah, akan otomatis dapat dilakukan oleh semua orang Sehingga seringkali keberadaanya tidak dikelola dengan perencanaan yang baik. Sehingga sering kali aktivitas sebuah perusahaan menjadi terhambat terkendala oleh masalah administrasi. Dari mulai perencanaan dan penjadwalan aktivitas yang tidak sesuai dan tidak tepat waktu, arsip yang berantakan dan kalasifikasi dokumen tidak konsisten, penyelesaian pekerjaan yang tidak tepat waktu dan banyak lagi hal-hal buruk yang bersumber dari pengelolaan administrasi yang tidak optimal. Pada akhirnya itu semua akan membuat meningkatnya biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan.

Perusahaan dalam dunia pendidikan adalah sekolah, manajer nya adalah kepala sekolah dan karyawan nya adalah tenaga pendidik dan kependidikan. Oleh karena, saat ini ketika persaingan semakin ketat, pandangan yang menyederhanakan masalah administrasi tidak bisa lagi dianut. Bagian administrasi di perkantoran memegang peranan yang sama penting dibagian lainnya. Mereka harus dibekali dengan skill dan kemampuan yang cukup di bagiannya. Selain itu mereka harus pula mempunyai pandangan yang positif terhadap pekerjaan dan selalu berusaha untuk meningkatkan kinerjanya menjadi terus lebih baik.

Pada makalah ini akan diulas mengenai defines manajemen perkantoran, prinsip manajemen perkantoran dan manajemen perkantoran dalam dunia pendidikan.

BAB II

PEMBAHASAN

A.      Definisi Manajemen Perkantoran

Sebelum membahas mengenai definisi manjemen perkantoran, maka kita perlu mengetahui terlebih dahulu mengenai pengertian manajemen dan pengertian dari perkantoran. Manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumber daya-sumber daya para anggota organisasi lainnya agar mencapai tujuan yang telah ditetapkan.[1] Senada dengan pendapat tersebut Lawrence A. Aplley mengatakan, manajeen adalah seni pencapaian tujuan yang dilakukan melalui usaha orang lain. Menurut Oey Liang Lee, manajemen adalah seni dan ilmu perencanaan, pengarahan dan pengawasan dari pada sumber daya manusia untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Menurut G.R Terry manajemen adalah proses yang terdiri atas perencanaan, pengorganisasian, penggerakan pelaksanaan dan pengawasan, dengan memanfaatkan baik ilmu maupun seni, agar dapat menyelesaikan tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya (management is a distinct process consisting of planing, organizing, actuating, and controlling, utilizing in each both science and art, and followed in order to accomplish predetermined objectives).[2]

Sementara Luther Gulick menejelaskan manajemen sebagai ilmu, profesi dan kiat. Dikatakan ilmu, karena manajemen dipandang sebagai bidang ilmu pengetahuan yang secara sistemastik berusaha memahami mengapa dan bagaiman orang bekerja sama. Disebut sebagai kiat, karena manajemen mencapai sasaran dengan cara-cara mengatur orang lain dalam menjalankan tugas. Dan dipandang sebagai profesi, karena manjemen dilandasi oleh keahlian khusus untuk mencapai prestasi manajer, dan para professional dituntun oleh suatu kode etik. 

Menyangkut dengan manajemen, lebih lanjut Murniati menyatakan bahwa: Manajemen merupakan kegiatan mengatur berbagai sumber daya, baik manusia maupun material, dalam rangka melakukan berbagai kegiatan suatu organisasi untuk mencapai tujuan secara optimal.[3]

Sedang pengertian perkantoran adalah perkantoran berasal dari kata kantor yang kemudian mendapat awalan per dan akhiran kan. Kantor berasal dari bahasa Belanda “kantoor” dan sering dipadankan dengan perkataan “Office” yang berasal dari bahasa Inggris. Prajudi menjelaskan pengertian kantor yang berarti :

1.      Ruang atau kamar, atau ruang tulis

2.      Markas, atau ruang (kompleks) di mana seorang pengusaha beserta stafnya menjalankan aktivitas-aktivitas pokonya.

3.      Biro atau tempat keduduksn pimpinsn dsri suatu administrasi.

4.      Instansi, badan, jawatan perusahaan.

Kantor juga sering diartikan sebagai tempat atau ruangan dan proses kegiatan penanganan data / informasi. Dalam hubungan ini yang dimaksud dengan penanganan adalah pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan dan pendistribusian atau penyimpanan data/informasi.[4]

Dari pengertian diatas dapat ditarik sebuah kesimpulan bahwa yang dimaksud dengan manajemen perkantoran adalah adalah tempat atau ruangan untuk menjalankan proses yang terdiri atas perencanaan, pengorganisasian, penggerakan pelaksanaan dan pengawasan dalam kegiatan penanganan data/ informasi.

Dewasa ini manajemen perkantoran sudah diajarkan didunia pendidikan dengan berbagai macam pelatihan khususnya pada bagian ketatausahaan. Karena ketatausahaan merupakan bagian yang menangani langsung mengenai data dan informasi sekolah. Jika dalam dunia perkantoran data / informasi yang ditangani atau di kelola mengenai data/informasi perusahaan, maka dalam dunia pendidikan data/informasi yang ditangani adalah mengenai data sekolah.

Sebagai contoh, sebuah perusahaan Travel Haji dan Umroh, data yang ditangani dan dikelola adalah kelengkapan adminidtrasi calon jamaah yang akan berangkat haji atau umroh seperti Ktp, Kartu Keluarga dan juga Akta Kelahiran. Data-data ini nantinya akan digunakan untuk pembuatan paspor, visa dan juga arsip perusahaan. Dalam dunia pendidikan, data yang dikelola  seperti surat dinas sekolah dan agenda, buku ekspedisi, buku catatan rapat sekolah, dll.

B.       Prinsip Manajemen Perkantoran

Komarudin mengemukakan Sembilan prinsip manajemen perkantoran sebagai berikut:

1.      Manajer kantor itu adalah seorang eksekutif yang harus membuat rencana, menyusun organisasi, dan melakukan pengawasan terhadap sebagian besar pekerjaan kantor yang harus dilaksanakan, serta mimimpin para pegawai dalam melaksanakan tugas mereka.

2.      Tata ruang kantor harus direncanakan dengan ilmiah untuk menghindari dari gerakan yang tidak perlu (mubazir).

3.      Mesin-mesin dan perlengkapan-perlengkapan otomatis hendaknya dipergunakan apabila hasilnya ekonomis.

4.      Kajian gerakan dan waktu (time and motion study) penyederhanaan kerja dan pengukuran kerja hendaknya diterapkan dalam pekerjaan kantor.

5.      System dan prosedur harus dengan terus menerus diupayakan agar menjadi lebih efisien dan mengurangi biaya.

6.      System manajemen arsip/warkat yang diperbaiki harus dikembangkan sesuai dengan pengawasan formulir.

7.      Hubungan kepegawaian yang lebih ilmiah harus dikembangkan melalui analisis pekerjaan program Diklat dan nasihat kepegawaian.

8.      Standar kualitas dan kuantitas pekerjaan kantor harus digunakan dan dikembangkan.

9.      Kesadaran kerja, bersama dengan konsep dasar manajemen ilmiah dalam pekerjaan kantor hendaknya dikembangan baik pada jiwa penyedia maupun pada sikap pegawai.

Dari Sembilan prinsip manajemen perkantoran yang telah diuraikan diatas, jika dianalisa dalam dunia pendidikan, maka keseluruhan prinsip adalah berkaitan dengan tugas kepala sekolah sebagai seorang manajer yaitu membuat rencana, menyusun organisasi, dan melakukan pengawasan terhadap sebagian besar pekerjaan kantor yang harus dilaksanakan, serta mimimpin para pegawai dalam melaksanakan tugas mereka. Atmodiwirio menyatakan bahwa: “kepala sekolah adalah seorang guru (jabatan fungsional) yang diangkat untuk menduduki jabatan struktural (kepala Sekolah). Ia adalah pejabat yang ditugaskan untuk mengelola sekolah”.[5]

Sama dengan manajer pada umumnya, setiap majer pendidikan memiliki fungsi umum yang sangat penting dalam institusi. Manajer pendikan diharapkan oleh institusi untuk mengarahkan kegiatan, menghasilkan keputusan, dan mengalokasikan sumber daya (manusia, keuangan, metode dan media, fasilitas dan peralatan, mesin, waktu pemasaran, informasi dan teknologinya) dalam usaha-usaha mencapai tujuan pendidikan. Selain itu, manajer pendidikan juga dipandang sebagai pemicu perubahan (change driver), koordinasi, dan control dalam institusi.

Menurut Stoner & Freeman (2000), peranan manajer itu muncul karena adanya pemberian otorita formal berupa surat keputtusan, sekaligus dengan status atau kedudukannya. Guna melaksanakan otoritas formal dan status tersebut, setiap manajer pendidikan minimal menyandang tiga fungsi atau peranan, yaitu fungsi interpersonal, informasional, dan pengambilan keputusan.[6]

Dalam dunia pendidikan, menurut penulis sekolah dianalogikan seperti sebuah perusahaan, kepala sekolah sebagai manajer, pendidik dan tenaga kependidikan sebagai karyawan. Sehingga manajemen perkantoran dalam pengimplementasian di dunia pendidikan merupakan sebuah ketata laksanaan sekolah atau ketatausahaan.

C.      Manajemen Perkantoran Dalam Dunia Pendidikan

Seperti pada pembahasan sebelumnya bahwa, ewasa ini manajemen perkantoran sudah diajarkan didunia pendidikan dengan berbagai macam pelatihan, khususnya pada bagian ketatausahaan. Karena ketatausahaan merupakan bagian yang menangani langsung mengenai data dan informasi sekolah. Jika dalam dunia perkantoran data / informasi yang ditangani atau di kelola mengenai data/informasi perusahaan, maka dalam dunia pendidikan data/informasi yang ditangani adalah mengenai data sekolah, seperti surat dinas sekolah dan agenda, buku ekspedisi, buku catatan rapat sekolah, dll.

1.      Surat Dinas Sekolah Dan Buku Agenda

Semua surat menyurat yang dilakukan dalam rangka kepentingan kehidupan dan realisasi program sekolah dapat kita sebut surat dinas. Baik surat masuk maupun keluar harus diinventarisasi dan didokumentasikan (dicatat) disertai arsip-arsipnya.

Pencatatan surat-surat biasa menggunakan buku agenda yang perlu dibedakan antara agenda surat masuk dan surat keluar. Hal-hal yang perlu dicatat dalam agenda surat masuk ialah :

a.       Nomor urut surat,

b.      Tanggal diterima,

c.       Tanggal dan nomor surat yang diterima,

d.      Pihak pengirim/instansi,

e.       Pokok isi surat,

f.       Keterangan

Dalam agenda surat keluar yang perlu dicatat ialah:

a.       Nomor urut surat keluar

b.      Tanggal diterima

c.       Alamat surat/kepada siapa

d.      Pokok isi surat

e.       Keterangan

Surat dinas perlu disimpan dengan baik (diarsipkan), cara penyimpanan dapat menggunakan map-map tertentu yang dibedakan atas pokok persoalannya, misalnya: map surat kepegawaian, map surat perlengkapan, map surat hubungan dengan masyarakat, dll.[7]

Di dalam dunia perkantoran surat dinas ini penting untuk disimpan. Atau di arsipkan. Hal ini dapat di lihat dari map-map besar berwarna hitam yang tersusun di atas lemari dengan kategori nya masingmasing. Hal ini dilakukan karena biosa aja suatu saat surat dinas ini akan diperlukan kemmbali baik sebagai bukti atau sebagai konfirmasi atau pun sebagai informasi kembali.

2.      Buku Ekspedisi

Guna buku ekspidisi ialah untuk pembuktian bahwa suatu surat yang dikirimkan sudah sampai kepada alamatnya atau orang (petugas) yang diserahi tanggung jawab. Yang perlu dicatat dalam buku ekspidisi adalah:

a.       Nomor surat

b.      Alamat yang dituju

c.       Tanggal penerimaan

d.      Tanda tangan dan nama terang penerima

Contoh Format Buku Ekspedisi

Nomor Urut	Alamat Surat	Tanggal & No Surat	Tanggal Terima	Tanda Tangan Nama Terang

Buku ekkspidisi dibutuhkan agar tidak terjadi kesalahan dalam pengiriman. Jika tejadi kesalahan maka tidak susuah untuk mengambil kembali ataupun mengirim ulang.

3.      Buku Catatan Rapat Sekolah (Notulen)

Rapat sekolah yang biasa disebut rapat dewan guru atau rapat guru perlu dicatat baik prosesnya maupun hasil atau keputusan yang diambil. Keputusan rapat adalah landasan berpihak dalam melaksanakan segala sesuatu disekolah itu.

Menurut sifatnya rapat itu mungkin bersifat rutin dan mungkin incidental. Pencatatan proses dan keputusan rapat menggunakan sebuah buku yang disebut buku notulen (buku catatan rapat).

Didalam dunia perkantoran biasa nya yang menuliskan hasil rapat di sebut dengan sekretaris. Tetapi dalam rapat sekolah, sekertaris ini di sebut sebagai notulis yaitu orang yang menulis hasil rapat di dalam buku catatan rapat sekolah (notulen).

Buku notulen ini berfungsi untuk melakukan review dari hasil rapat, baik mengenai program yang akan dilaksungkan maupun program untuk di evaluasi. Buku ini juga bisa menjadi bukti informasi untuk disampaikan kepada  manajer di sekolah (kepala sekolah) jika tidak dapat hadir dalam rapat.

Contoh format buku Notulen

Rapat                           : ……………………………………………………… Hari / Tanggal              : …………………………………………………….. Hadir                           : …………………… orang ……………………. Tidak Hadir                 : 1. ………………………………………………..                                       2. ………………………………………………… Pemimpin Rapat          : …………………………………………………… Acara Rapat                 : 1. ………………………………………………..                                       2. …………………………………………………. Pembicara Rapat I        : …………………………………………………….. Pembicara Rapat II      : ……………………………………………………. Dst nya. Keputusan Rapat         :1.  ……………………………………………….                                      2. ……………………………….dst…………..                                                                         …………… 20…………… Mengetahui Kepala Sekolah                                                            Notulis, (                       )                                               (                       )

 

4.      Buku Pengumuman

Buku pengumuman ini dimaksudkan untuk media penyampaian informasi (pemberitahuan) yang terutama ditunjukkan kepada para guru. Tentu saja informasi ini datangnya dari kepala sekolah. Adapun isi pengumuman bermacam-macam yang pada pokoknya selalu menyangkut masalah pembinaan sekolah.

5.      Kegiatan Manajemen Yang Di Dindingkan

Yang dimaksud dengan kegiatan ini adalah kegiatan pencatatan/pendataan yang kemudian hasil pencatatan terebut dipasang atau ditempel pada dinding baik dinding kelas maupun dinding kantor guru atau kantor tata usaha sekolah. Kegiatan ini dikenal dengan manajemen didindingkan. Hal ini dimaksudkan untuk memberikan informasi kepada siapapun yang melihat ketika masuk kedalam ruangan. Pencatatan yang ditempel didin ini merupakan benda fisik yang sengaja dirancang atau bisa disamakan dengan infrastruktur.

Hakkun Elmunsyah Infrastruktur adalah aset fisik yang dirancang dalam suatu sistem untuk menyediakan pelayanan publik yang penting, seperti sebagai akses informasi dalam pendidikan. (Infrastructure is physical assets which are designed in a system to provide crucial public service, such as infrastructure of information access in education).[8]

BAB III

PENUTUP

A.    Simpulan

-          Manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumber daya-sumber daya para anggota organisasi lainnya agar mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

-          Kantor juga adalah tempat atau ruangan dan proses kegiatan penanganan data / informasi.

-          Manajemen perkantoran adalah adalah tempat atau ruangan untuk menjalankan proses yang terdiri atas perencanaan, pengorganisasian, penggerakan pelaksanaan dan pengawasan dalam kegiatan penanganan data/ informasi.

-          Ada Sembilan prinsip dalam manajemen perkantoran.

-          Jika dalam dunia perkantoran data / informasi yang dtangani atau di kelola mengenai data/informasi perusahaan, maka dalam dunia pendidikan data/informasi yang ditangani adalah mengenai data sekolah, seperti surat dinas sekolah dan agenda, buku ekspedisi, buku catatan rapat sekolah, dll.

B.     Saran

Seorang manajer baik manajer dalam sebuah perusahaan maupun manajer sekolah harus mempunyai pengetahuan yang luas mengenai manjemen perkantoran agar dapat mengelola sekolah atau pun perusahaan mereka dengan baik.

DAFTAR PUSTAKA

Elmunsyah, Hakkun,  Acta Didactica Napocencia, Volume 5 Nomer 2, 2012.

Hartani, Manajemen Pendidikan, (Yogyakarta: Laksbang Pressindo, 2011).

Jahari, Jaja dan Amirulloh Syarbini, Manajemen Madrasah Teori , Strategi, dan Implementasi, (Bandung:Alfabeta, 2013).

Murniati, Manajemen Stratejik Peran Kepala Sekolah dalam Pemberdayaan (Bandung: Citapustaka Media Perintis,2008).

R. Terry, George dan Leslie W. Rue, Dasar-dasar Manajemen, (Jakarta : Bumi Aksara, 2009).

Samusu, Manejemen Perkantoran Pengertian Dan Prinsip Perkantoran, (Kendari, 2012).

Soebagio.Atmodiwirio. Manajemen Pendidikan Indonesia. (Jakarta: Ardanizya Jaya, 2005).

Suryosubroto, Manajemen Pendidikan di Sekolah, (Jakarta: Rieneka Cipta, 2010).

---

[1]Jaja Jahari dan Amirulloh Syarbini, Manajemen Madrasah Teori , Strategi, dan Implementasi, (Bandung:Alfabeta, 2013),h. 3.

[2]George R. Terry dan Leslie W. Rue, Dasar-dasar Manajemen, (Jakarta : Bumi Aksara, 2009),h.1.

[3]Murniati, Manajemen Stratejik Peran Kepala Sekolah dalam Pemberdayaan (Bandung: Citapustaka Media Perintis,2008), h. 71.

[4]Samusu, Manejemen Perkantoran Pengertian Dan Prinsip Perkantoran, (Kendari, 2012), h. 4.

[5]Soebagio.Atmodiwirio. Manajemen Pendidikan Indonesia. (Jakarta: Ardanizya Jaya, 2005), h. 161.

[6]Hartani, Manajemen Pendidikan, (Yogyakarta: Laksbang Pressindo, 2011), h. 16.

[7]Suryosubroto, Manajemen Pendidikan di Sekolah, (Jakarta: Rieneka Cipta, 2010), h. 104-105.

[8] Hakkun Elmunsyah, Acta Didactica Napocencia, Volume 5 Nomer 2, 2012 h. 41